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GESCHÄFTLICHE E - MAILS - SO LEISTEN SIE SICH KEINEN FAUXPAS

Geschäftliche E-Mails – so leisten Sie sich keinen Fauxpas

von | Aug 15, 2013 | 0 Kommentare

Das Internet ist heute nicht nur im privaten, sondern auch im geschäftlichen Bereich das mitunter wichtigste Kommunikationsmittel. Das meistgenutzte Medium hier sind E-Mails. Doch obwohl E-Mails so hoch frequentiert im geschäftlichen Bereich geschrieben werden, weisen die meisten gravierende Mängel auf. Denn auch bei beruflichen E-Mails gibt es gewisse Anforderungen, die über die Fähigkeit, den Absende-Button drücken zu können, hinausgehen. Nicht jedem Arbeitgeber ist die Kenntnis dieser Anforderungen wichtig, kennen sich viele Chefs schließlich selbst nicht mit den Gepflogenheiten des E-Mail-Verkehrs aus. Bei anderen Arbeitgebern können Mitarbeiter durchaus negativ auffallen, wenn sie die einfachsten Regeln des E-Mail-Schreibens nicht beherrschen. Darüber hinaus besteht bei nicht korrekt verfassten E-Mails die Gefahr, dass diese im Spamordner landen, wo sie im schlimmsten Fall unentdeckt bleiben oder gelöscht werden.

Geltende formale Anforderungen für Geschäfts-E-Mails

Um zu verhindern, dass E-Mails als Spam eingeordnet werden oder beim Chef für Entsetzen sorgen, gelten auch bei E-Mails dieselben Bedingungen wie für den geschäftlichen Schriftverkehr. Verzichten Sie also weder auf eine korrekte Anrede, noch auf eine adäquate Grußformel oder einen eindeutigen Betreff und gliedern sie unterschiedliche Punkte innerhalb ihrer E-Mail in unterschiedliche Absätze. Sie wirken umso professioneller, je strukturierter ihre E-Mail erscheint. Dass Sie außerdem auf verspielte oder ungewöhnliche Schriftarten und –farben verzichten, sollte selbstverständlich sein. Die formalen Anforderungen an den Mailverkehr zu beachten, gehört nicht nur zum guten Ton, sondern ist zum Teil sogar gesetzlich verpflichtend. Tatsächlich müssen geschäftliche E-Mails seit 2007 neben dem Namen des Unternehmens auch die Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer, die Rechtsform und der Sitz des Unternehmens sowie das Registergericht und die Handelsregistriernummer angegeben werden. Sollten Sie bei der Einarbeitung von ihrem Vorgesetzten keine Vorlage für das Anlegen einer Signatur erhalten, fragen Sie unbedingt nach einer solchen.

Inhaltliche Anforderungen an geschäftliche E-Mails

Die meisten E-Mail-Programme verfügen heutzutage über eine automatische Rechtschreibprüfung. Aus diesem Grund gelten Rechtschreib-, Grammatik- und Interpunktionsfehler zu Recht als Zeichen für mangelnde Sorgfalt und Unprofessionalität. Prüfen Sie Ihre E-Mails daher immer noch einmal auf Fehler. Unprofessionell wirkt auch die Verwendung von Emoticons, Slang und saloppen Formulierungen, aber auch Abkürzungen. Eine allgemein geltende Regel ist auch, dass der Text einer E-Mail knapp, zielgerichtet und konkret ist. Texte, die eine Din-A4 Seite übertreffen, sollten Sie als PDF im Anhang mitsenden. Neben dem Inhalt der E-Mail sollte auch der Inhalt des Betreffs kurz aber deutlich sein. Keinesfalls reichen hier Adjektive wie „wichtig“ oder Substantive wie „Frage“ oder „Antwort“. Formulieren Sie einen Satz oder eine Phrase, die den Grund Ihrer E-Mail nennt. Bei Antworten müssen Sie keinen neuen Betreff wählen. Der alte Betreff hilft Ihrem Kommunikationspartner dagegen, Ihre Antwort besser zuordnen zu können.

Sonstiges, das es zu beachten gilt

Neben den formalen und inhaltlichen Anforderungen an den elektronischen Schriftverkehr, die dem vorangegangenen Schriftverkehr recht ähnlich geblieben sind, gibt es durchaus auch Dinge, die sich verändert haben. Hierzu zählt vor allem die Erwartung an die Antwortgeschwindigkeit. Da sich E-Mails binnen weniger Sekunden zustellen lassen, erwarten viele Adressaten häufig, dass ihnen noch am selben Tag, wenn nicht sogar in wenigen Stunden oder Minuten geantwortet wird. Dies sollte beim E-Mail-Verkehr durchaus berücksichtigt werden, um wichtige Kunden oder Geschäftspartner nicht zu verärgern.

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