Wer sich den langen und vielleicht sogar steinigen Weg von der Stellensuche in zahlreichen Stellenbörsen über das Schreiben der Bewerbung oder Initiativbewerbung vorgekämpft hat bis ins Vorstellungsgespräch, der mag die Nachricht „Sie haben den Job“ als Erlösung empfinden. Dennoch: Eine kleine, bürokratische Hürde bleibt, denn mit der Information, dass Sie einen neuen Job haben, bekommen Sie meist direkt mit Ihrem Arbeitsvertrag auch einen sogenannten Personalfragebogen ausgehändigt.
Dieser kann – je nach Angestelltenverhältnis – durchaus variieren. Das Steuerbüro Kuster stellt online eine Reihe von Mustervorlagen zur Verfügung. Mit Blick auf den Standard-Personalbogen für neue Mitarbeiter soll nun aufgezeigt werden, welche Unterlagen für eine Einstellung vorliegen müssen.
So ist der Personalfragebogen zu lesen
Grundsätzlich sind die meisten Personalfragebögen so strukturiert, dass es
• helle Flächen gibt, die seitens des künftigen Mitarbeiters auszufüllen sind,
• grau hinterlegte Flächen gibt, die vom Unternehmen auszufüllen sind.
Hinzu eint die meisten Personalfragebögen eine inhaltliche Grobstrukturierung nach diesen Hauptkategorien:
Persönliche Daten
Familien- und Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Versicherungsnummer aus dem Sozialversicherungsausweis, Angaben zum Familienstand und zur Staatsangehörigkeit sind die Punkte, die in der Kategorie „Persönliche Daten“ abgefragt werden. Informationen zum höchsten Schulabschluss bzw. zum höchsten Berufsausbildungsabschluss des neuen Mitarbeiters können an dieser Stelle erfasst werden oder alternativ in der Rubrik „Beschäftigung“. Auch die Bankverbindung ist an dieser Stelle anzugeben.
Beschäftigung
In diese Kategorie fallen Angaben rund ums Thema Beschäftigung. Zu beachten sind hier das Eintrittsdatum, die Betriebsstätte (falls es mehrere gibt), die Berufsbezeichnung und die ausgeübte Tätigkeit. Die Dauer der Probezeit sowie eine etwaige Befristung sind ebenso wichtige Faktoren wie die Unterscheidung, ob es sich um eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung handelt. In diesem Zusammenhang ist zusätzlich anzugeben, ob die Neuanstellung eine Anstellung von mehreren Beschäftigungsverhältnissen ist oder das einzige Beschäftigungsverhältnis.
Angaben zu Steuer, Sozialversicherung, Entlohnung und vermögenswirksamen Leistungen
Alle Angaben rund ums Thema Steuer – die klassische ID, die Finanzamt-Nummer, die Steuerklasse, Kinderfreibeträge und die Konfession – sind vom künftigen Arbeitgeber ebenfalls im Personalfragebogen anzugeben. Der Arbeitgeber wird die Werte zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflege- und Unfallversicherung entsprechend ergänzen, sobald ihm die Daten der Krankenversicherung vorliegen. Das vereinbarte Gehalt wird in der Regel automatisch vom Unternehmen entsprechend ergänzt. Die Kontodaten, die für eine Ausbezahlung etwaiger vermögenswirksamer Leistungen relevant sind, gibt hingegen der künftige Mitarbeiter selbst an.
Diese Unterlagen
müssen beigefügt werden
Das ausgefüllte Formular der persönlichen Daten ist nicht das einzige Dokument, das seitens des Arbeitnehmers eingereicht werden muss. Es ist gängige Praxis, dass die Informationen nicht nur schriftlich vermerkt werden müssen, sondern auch mit entsprechenden Bestätigungen zu belegen sind. Zum Paket der persönlichen Daten gehören darüber hinaus diese Unterlagen:
- unterschriebener Arbeitsvertrag
- Kopie des Personalausweises
- Kopie der Krankenkassenkarte
- Kopie des Sozialversicherungsausweises
- Urlaubsbescheinigung Vorarbeitgeber
Falls vorhanden:
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Schwerbehindertenausweis
- Vertrag über eine betriebliche Altersversorgung
- Vertrag über vermögenswirksame Leistungen
- Bescheinigung über den Lohnsteuer-Abzug
- Nachweis der Elterneigenschaft
Exkurs: Das hat sich seit der Datenschutzverordnung geändert
Das Thema Datenschutz ist mittlerweile noch strenger geworden. Vom Hersteller Datev heisst es beispielsweise ausdrücklich: „Alle Personalfragebögen wurden für EU-DSGVO angepasst.“ Zudem gibt es einen Verweis auf den Artikel 13 der DSGVO. Geregelt ist im Artikel 13 der DSGVO die Informationspflicht. Und das bedeutet mit Blick auf den Personalfragebogen, dass das Unternehmen in einer Datenschutzerklärung die künftigen Mitarbeiter darüber informieren muss, was mit den erhobenen Daten passiert. Doch nicht nur das. Auch müssen etwaige Verantwortliche sowie Datenschutzbeauftragte namentlich genannt sein.
Zudem muss detailliert ausgewiesen werden,
- dass der künftige Mitarbeiter ein Auskunftsrecht, sowie das Recht auf Löschung und Berichtigung seiner eigenen Daten hat,
- dass der künftige Mitarbeiter über ein Beschwerderecht verfügt und,
- wie lange die Daten des neuen Mitarbeiters gespeichert werden.
Es ist mittlerweile gängige Praxis geworden, eine extra Datenschutzverordnung unterzeichnen zu lassen, in der alle Regelungen transparent aufgeführt sind. Diese wird ab sofort den persönlichen Daten beigefügt – ähnlich wie der Sozialversicherungsausweis oder die Mitgliedsbescheidung der Krankenkasse.
