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GESCHÄFTSREISEN - WAS SIE BEACHTEN MÜSSEN

Geschäftsreisen – was Sie beachten müssen

28. Jun 2019

Wer in einem Unternehmen angestellt ist, kommt manchmal um eine Geschäftsreise nicht herum. Je nach Position und Branche müssen manche Angestellte verhältnismäßig oft Dienstreisen unternehmen – auf Kosten des Arbeitgebers. Sogar bei Vorstellungsgesprächen können Bewerber Reisekosten geltend machen. Welche Kosten bei Geschäftsreisen entstehen, was Sie von der Steuer absetzen können und was sonst noch rund um das Thema Geschäftsreisen zu beachten ist, das erfahren Sie in diesem Artikel.

Businessreisen as usual: Unzählige Arbeitnehmer sind regelmäßig im Namen ihres Arbeitgebers unterwegs.Businessreisen as usual: Unzählige Arbeitnehmer sind regelmäßig im Namen ihres Arbeitgebers unterwegs.

Wichtige Geschäfts-Meetings in einer anderen Stadt, Besuche beim Kunden im Ausland oder Teilnahme bei einem Unternehmens-Workshop – was versteht man eigentlich unter einer Geschäftsreise? Als allgemeingültige Definition ist es die vorübergehende Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte. Der Begriff Dienstreise oder Business Trip wird im Steuerrecht auch umschrieben als „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“. Dabei handelt es sich nicht nur um gelegentliche Auswärtstätigkeiten. Eine Geschäftsreise liegt auch vor, wenn ein Arbeitnehmer typischerweise auswärts tätig ist.

Viele deutsche Arbeitnehmer sind davon betroffen. Die Zahl der Geschäftsreisen von Mitarbeitern deutscher Unternehmen hat in den vergangenen zehn Jahren insgesamt zugenommen. Wie statistische Erhebungen belegen, fanden im Jahr 2007 166 Millionen Geschäftsreisen statt, 2017 waren es bereits 187 Millionen. Dabei lagen die durchschnittlichen Kosten einer Geschäftsreise im Jahr 2017 bei ungefähr 310 Euro.

 

Reisekostenrechnung leicht gemacht

Zu den anfallenden Kosten einer Dienstreise zählen offiziell Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen sowie Reisenebenkosten. Grundsätzlich gilt, dass die Kosten, die durch die anfallende Auswärtstätigkeit entstehen, vom Arbeitnehmer nicht selbst zu tragen sind. Entweder übernimmt der Arbeitgeber einen Teil der Kosten oder der betreffende Arbeitnehmer kann die Reisekosten steuerlich absetzen. Übernimmt ein Arbeitgeber weniger oder überhaupt keine Reisekosten, können Steuerpflichtige diese Aufwendungen bei der nächsten Einkommenssteuererklärung absetzen.

Für alle, die eine Dienstreise mit ihrem Arbeitgeber abrechnen, gehört eine Reisekostenabrechnung selbstverständlich dazu. Viele Unternehmen bieten dafür Vorlagen an, wo Arbeitnehmer ihre Ausgaben eintragen können. Die Nachweise über die Kosten sind stets sorgfältig aufzubewahren, für den Arbeitgeber oder die Steuererklärung – ohne Nachweise erfolgt keine Rückerstattung! Zu den einzelnen Positionen tauchen immer wieder einige Fragen und Besonderheiten auf.

FAHRTKOSTEN

Ein wesentlicher Teil der Reisekosten entsteht durch die Kosten infolge von Hin- und Rückfahrten. Geschäftsreisende können dafür öffentliche Verkehrsmittel oder den eigenen PKW verwenden. Grundsätzlich steht jedem die Wahl des Verkehrsmittels für seine Reise frei. Wichtig ist, dass es sich um die kürzeste Fahrstrecke handelt. Für Reisen im Ausland wird meist aus dem Unternehmen heraus – in Absprache mit dem Arbeitnehmer – die Fahrt gebucht.

Als Fahrtkosten gelten bei eigenem PKW auch die Parkgebühren. Im neuen Reisekostengesetz wurden die Kilometerpauschalen für Fahrtkosten angepasst und gelten nur noch für PKWs und alle motorbetriebenen Fahrzeuge. Ab 2018 erhalten Kraftfahrzeuge pauschal 0,30 € und alle anderen 0,20 € pro Kilometer erstattet.

VERPFLEGUNGSPAUSCHALE und MEHRAUFWENDUNGEN

Jeder, der beruflich in eine andere Stadt oder ein anderes Land reisen muss, hat natürlich einen anderen, höheren Verpflegungsmehraufwand. Diesen bekommt er von seinem Arbeitgeber erstattet, vorausgesetzt, dass er selbst für seine Verpflegung aufkommt. Darin sind sämtliche Mehraufwendungen enthalten, die für Unterkunft, Übernachtung und Verpflegung entstehen. Ein vollständiger Ersatz aller entstandenen Kosten ist nicht immer möglich.

Hier gibt es die kleine Verpflegungspauschale, die bei einer Reisedauer von weniger als einem Tag (24 Stunden) gilt. Diese Pauschale liegt 2019 bei 12 €. Die große Verpflegungspauschale gilt für alle Geschäftsreisen von mehr als einem Tag. Hier sind 24 € pro Tag angesetzt. Die Pauschalen greifen unabhängig vom Reiseort im In- oder Ausland.

ÜBERNACHTUNGSKOSTEN oder PAUSCHALE

Übernimmt der Arbeitgeber nicht die Kosten für die Übernachtung, kann ein Arbeitgeber eine gesetzlich festgelegte Übernachtungspauschale ansetzen. Im Jahr 2018 waren das 20 € pro Tag bei Inlandsaufenthalten.

REISENEBENKOSTEN

Als Reisenebenkosten gelten sämtliche Aufwendungen einer Geschäftsreise, die nicht durch Fahrten, Verpflegung oder Übernachtung entstanden sind. Diese Kosten übernimmt in der Regel der Arbeitnehmer und ersetzt diese lohnsteuerfrei. Zu den Reisenebenkosten zählen:

  • Taxikosten, Mietwagengebühren oder Tickets öffentlicher Verkehrsmittel
  • Kosten für Aufbewahrung und Transport von Gepäck
  • Kosten für Garage und Parkplätze
  • Eintritt für geschäftliche Veranstaltungen
  • Versicherungsgebühren für Gepäck oder gegen Unfall
  • Trinkgelder
  • Telefonkosten
  • Schadensersatzleistungen bei Verlust oder Beschädigung von Dingen, die im betrieblichen Interesse auf der Geschäftsreise mitgenommen wurden

NICHT zu erstatten sind etwa Buß- oder Verwarnungsgelder, Kosten für persönliche Telefongespräche, Anschaffungspreise für Koffer, Kleidung oder sonstige Ausrüstungsgegenstände. Auch die Nutzung einer Minibar oder Massage sind als private Ausgaben anzusehen.

Mit dem Koffer im Aufzug: Für Geschäftsreisende gehören Übernachtungen im Hotel selbstverständlich dazu.

Mit dem Koffer im Aufzug: Für Geschäftsreisende gehören Übernachtungen im Hotel selbstverständlich dazu.

Aktuelles Bundesreisekostengesetz

Mit der Änderung des Reisekostenrechts 2014 wurde der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte in „erste Tätigkeitsstätte“ geändert. Dies hat Auswirkungen auf alle Einkommenssteuererklärungen sowie Dienstreiseabrechnungen der betroffenen Arbeitnehmer. Das Reisekostengesetz regelt unter anderem, welche Höchstbeträge ein Arbeitgeber seinen angestellten Arbeitnehmern steuerfrei erstatten kann. Das Gesetz unterscheidet nicht mehr zwischen einer Fahrtätigkeit, einer Einsatzwechseltätigkeit oder einer Dienstreise. Gibt es mehrere Geschäftsstellen im Unternehmen? Hier regelt § 9 des Einkommenssteuergesetzes, wie die erste Tätigkeitsstätte definiert ist.

Für Arbeitnehmer, die viel beruflich unterwegs sind, macht es sich bei jeder Einkommenssteuererklärung bemerkbar, wenn sie ihre Kosten möglichst effektiv geltend machen können. Sie wollen noch mehr Details über mögliche Kostenerstattungsmöglichkeiten erfahren? Die aktuelle Ausgabe des Bundesreisekostengesetzes führt sämtliche Richtlinien rund um Tagegeld, sonstige Kosten, Auslandsdienstreisen oder eine Erkrankung während einer Dienstreise auf.

Sonderfall Reisekosten bei Vorstellungsgesprächen

Nicht nur angestellte Arbeitnehmer haben Anspruch auf Übernahme ihrer Reisekosten. Auch ein Bewerber für eine ausgeschriebene Stelle kann entstandene Reisekosten bei Vorstellungsgesprächen beim potenziellen Arbeitgeber geltend machen – unabhängig davon, ob er die Stelle bekommt. Laut BGB § 670 muss ein Arbeitgeber die angemessenen Kosten für eine Reise zu einem Vorstellungsgespräch übernehmen.

Angemessene Kosten heißt im durchschnittlichen Preissegment angesiedelt. Reisekosten sind beispielsweise keine Fahrten in der ersten Klasse mit Übernachtungen in Fünf-Sterne-Hotels. Ein Anspruch gilt prinzipiell immer, außer wenn ein Arbeitgeber dies in der Einladung zum Vorstellungsgespräch eine Kostenübernahme lediglich anteilig zugesagt hat. Im Zweifelsfall sollten Bewerber dies vorab telefonisch klären.

Manche ausgeschriebenen Stellenangebote sind so attraktiv, dass Bewerber gerne bereit sind, eine Reise dafür in Kauf zu nehmen. Bewerber investieren stets Zeit und Kosten, um sich bei einem potenziellen Arbeitgeber vorzustellen. Gut zu wissen, dass auch die ausschreibenden Unternehmen einen Teil dieser Investition übernehmen.

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