Berufsbild Recruiter – Aufgaben

Ganz allgemein gesagt, hat sich der Arbeitsmarkt in den letzten Jahren stark verändert. In vielen Bereichen gibt es nicht mehr genug Bewerber / Kandidaten, um alle offenen Positionen in dem Unternehmen zu besetzen. Dieses Problem ist in allen Bereichen des Unternehmens zu finden und auch in fast allen Branchen. Das können fehlende Auszubildende sein aber auch fehlende Facharbeiter, Verwaltungskräfte, Ingenieure oder Führungskräfte. Gegen diesen Bewerbermangel wollen und müssen die Unternehmen natürlich ansteuern.

Wie genau das Ganze vonstatten geht bestimmen die Recruiting Strategien und Lösungen. Diese Dinge umzusetzen sind Aufgabenfelder mit denen sich ein Recruiter, egal in welchem Unternehmen, beschäftigt. Ein Recruiter ist verantwortlich für die Bewerbersuche/Kandidatensuche für offene Vakanzen im Unternehmen oder Kundenunternehmen. Er ist zuständig für den Prozess von der Formulierung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen bis hin zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und somit der Besetzung der offenen Position.

Hier werden dann Entscheidungen, Mittel und Wege festgelegt, die bestimmen, wie die Stellenanzeigen aussehen sollen, was drinsteht und was nicht, wie das Wording und die Ansprache gestaltet werden sollen.

Möchte man die potentiellen Bewerber lieber duzen oder siezen? Möchte man das Ganze einheitlich halten oder unterscheiden, ob man Auszubildende oder Führungskräfte anspricht?

Wie möchte man das Unternehmen darstellen und zeigen? All das entscheidet der Recruiter in der Regel nicht ganz allein, sondern in Zusammenarbeit mit dem Marketing-Team und der Geschäftsführung sowie natürlich den Recruiting Kollegen. Wenn diese Entscheidungen getroffen wurden, geht die Arbeit des Recruiters erst so richtig los.

Alles beginnt (in den meisten Fällen) mit einer offenen Position. In Zusammenarbeit mit der entsprechenden Fachabteilung oder einer Anfrage vom Kunden wird deutlich, welche Positionen zu besetzen sind und was der Kandidat mitbringen muss, um diese Position zu besetzen. Diese Anforderungen und Aufgaben werden entweder persönlich bzw. telefonisch besprochen oder der Fachbereich stellt eine Art Stellenanzeige zusammen. Anschliessend ist es Aufgabe des Recruiters, die Stellenanzeige zu formulieren, auf der Homepage und oder verschiedenen Portalen zu veröffentlichen. Dies können ganz verschiedene Portale sein (Linkedin, Xing,  fachspezifische Portale, …). Im Anschluss daran macht der Recruiter sich auf verschiedenen Plattformen auf die Suche nach geeigneten Kandidaten. Diesen Prozess der aktiven Kandidatensuche nennt man Active Sourcing.

Auch hier gibt es viele verschiedene Plattformen, auf denen man sich als Recruiter bewegen kann. Das können auch hier Linkedin oder Xing sein, aber auch die Jobbörse der Arbeitsagentur, Monster etc. Es geht hier darum, einen möglichst passenden Kandidaten zu finden und auf die offene Position aufmerksam zu machen. Die Stelle zu veröffentlichen und zu warten, bis sich jemand bewirbt, reicht in den meisten Fällen nicht mehr aus. Soziale Netzwerke bzw. Karrierenetzwerke wie Linkedin, Xing oder ähnliches sind hier natürlich ein Vorteil für Recruiter. Hier haben Personen die Möglichkeit ihren Lebenslauf oder Teile davon hochzuladen oder einzugeben.

Die Recruiter haben dann die Möglichkeit diese Profile einzusehen und Kontakt zu den Personen aufzunehmen und über eine Nachricht oder ein erstes Telefonat die offene Position und die Stelle vorzustellen. Wenn seitens der Kandidaten dann Interesse besteht, entweder durch die Direktansprache oder durch die „herkömmliche“ Bewerbung auf die Position, reichen die Kandidaten ihre Bewerbungsunterlagen ein. Was genau hier alles notwendig ist variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Essenziell sind allerdings in den meisten Fällen der Lebenslauf und Arbeitszeugnisse.

Sind die Bewerbungen im Unternehmen eingegangen, egal ob initiativ, über die Homepage oder nach Aufforderung, werden diese vom Recruiter gesichtet. Hier wird schon eine Vorauswahl getroffen. Geachtet wird vor allem auf den Werdegang der Kandidaten, die Berufserfahrung und die bereits ausgeführten Tätigkeiten. 
•  Welche Ausbildung wurde absolviert? 
•  Wie ist der generelle Werdegang? 
•  Welche Kenntnisse liegen vor? 
•  Welche Tätigkeiten wurden in den vorangegangenen beruflichen Stationen bereits ausgeführt? 
•  Kann der Bewerber die Aufgaben der Position erfüllen? 

Es kann natürlich von den Bewerbern nicht erwartet werden, dass bereits Erfahrung in allen geforderten Bereichen vorliegen. Es ist Aufgabe des Recruiters, anhand der Informationen, die vorliegen einzuschätzen, ob der Kandidat geeignet ist bzw. die Grundvoraussetzungen erfüllt sind. Sollte es noch offene Fragen geben, werden diese natürlich geklärt. Entweder telefonisch oder per Mail.
Wenn dann eine Vorauswahl getroffen wurde, ist eine Terminierung der Gespräche notwendig. 

Arbeitet man als Recruiter bei einem Recruiting Partner verläuft der Prozess ein klein wenig anders. Wenn die Bewerbung eingeht, geht auch hier der Recruiter erst einmal in die Sichtung der Unterlagen. Auch hier wird eine erste Auswahl getroffen, anhand der vorliegenden Informationen. Scheint der Kandidat vielversprechend wird dieser in der Regel erst einmal telefonisch kontaktiert. In diesem Telefonat spricht man über den eingereichten Lebenslauf bzw. den generellen Werdegang, die zu besetzende Position und die Rahmenbedingungen, wie ein Starttermin oder Gehaltsvorstellungen. 
Soll die offene Position im Rahmen der Arbeitnehmer-Überlassung besetzt werden, wird dem Bewerber dieses System erklärt. Sowie die Möglichkeiten besprochen, eventuelle Fragen geklärt. Handelt es sich um einen Einsatz in einem bestimmten Projekt, werden natürlich auch hier weitere Informationen besprochen und das Projekt erklärt, soweit Informationen darüber vorliegen. 

In vielen Fällen hält sich das Kundenunternehmen mit spezifischen Informationen zu Projekten ein wenig zurück. Ein weiteres Feld der Recruiter ist die Direktvermittlung. Hier beauftragt das Kundenunternehmen den Recruiting Partner die Recruiting Tätigkeiten zu übernehmen und geeignete Kandidaten zu finden, die vom Kundenunternehmen dann direkt eingestellt werden. Sind alle Fragen besprochen und sind sich der Bewerber und der Recruiter über alle Bedingungen (Gehaltsvorstellung, Urlaubstage, Starttermin, …) einig, wird das Profil des Bewerbers an den Kunden weitergegeben. Dies kann entweder der reine Lebenslauf des Kandidaten oder ein spezielles Firmenprofil sein. Das richtet sich ganz danach, wie es das Kundenunternehmen wünscht oder vorschreibt.

Viele Recruiter erstellen ein Profil der Kandidaten in eigenem Stil, mit Firmenlogo etc. in dem sie noch spezielle Punkte hervorheben oder das Design anpassen können. Es gibt aber auch Kunden, die ein eigenes Profildesign vorschreiben. Der Recruiter muss dann die Daten der Bewerber in diese Vorlage übertragen. Wenn dies erledigt ist und das Profil, in welcher Form auch immer an den Kunden weitergeleitet wurde, heisst es zu erst einmal warten.
Das Profil liegt nun dem Kunden bzw. dem entsprechenden Fachbereich vor und wird beurteilt. Hier besprechen die verantwortlichen Personen des Fachbereichs ob und welcher Kandidat für die Position und das Team passend sein könnte bzw. welcher Kandidat den Fachbereich gerne kennen lernen möchte. Die Entscheidung bekommt der Recruiter dann meist entweder per Mail oder telefonisch mitgeteilt. Anschliessend ist es hier Aufgabe des Recruiters, die Entscheidung  an die Kandidaten weiter zu geben und Gespräche entsprechend zu terminieren oder dem Kandidaten abzusagen.

Telefoninterviews werden meist durchgeführt, wenn ein Bewerber weit von der Firma entfernt wohnt oder sich gerade im Ausland befindet. In einem Telefonat spricht der Recruiter bzw. die Fachabteilung mit den Kandidaten. In den meisten Fällen stellen sich die teilnehmenden Personen zu Beginn kurz vor. Danach wird über die offene Position und die eingereichte Bewerbung gesprochen. Hier werden noch offene Fragen geklärt, aber auch Dinge wie die Verfügbarkeit des Bewerbers oder der Gehaltswunsch besprochen. Natürlich hat der Bewerber hier auch die Möglichkeit, Fragen zu stellen, um noch mehr Details über die Position und die Rahmenbedingungen zu erfahren.

Hier unterscheidet sich der Prozess zwischen Unternehmen und Personaldienstleistern bzw. Recruiting Partnern nicht.

Das Bewerbungsgespräch ist in den meisten Fällen das entscheidende Gespräch im Bewerbungsprozess. Je nach Kundenwunsch/Fachabteilung und Entfernung kann es vorkommen, dass der Recruiter den Kandidaten auch zum Gespräch begleitet. Genauso wie beim Telefoninterview stellen sich die teilnehmenden Personen kurz vor. Dann referiert der Bewerber kurz über seinen bisherigen Werdegang, seine Erfahrungen und berufliche Stationen. Anschliessend wird die Position besprochen und die Aufgaben die anfallen. In den meisten Fällen werden auch noch ein paar Worte zur Firma, zu den Produkten und allem was dazu gehört gewechselt. 

Diese Informationen können entweder von den Mitarbeitern gegeben oder vom Kandidaten erfragt werden. Es wird jedem Kandidaten empfohlen sich über das Unternehmen / die Firma, die Struktur und die Produkte zumindest grob zu informieren. Natürlich werden hier keine Informationen bis ins kleinste Detail abverlangt, aber der Bewerber sollte schon grob wissen, was die Firma produziert, vertreibt etc. Im Anschluss daran werden meist noch ein paar Fragen gestellt, die in unterschiedliche Richtungen gehen können. Wie stellt der Bewerber sich seine Zukunft vor? Was ist ihm im Umgang mit Kollegen wichtig? Wie sollte der Arbeitsbereich sein?

Anschließend an das Bewerbungsgespräch oder das Telefoninterview, trifft der Fachbereich eine Entscheidung. Manchmal direkt in dem Gespräch, manchmal dauert es aber ein paar Tage, bis eine Entscheidung getroffen wird, da es noch weitere Gespräche mit anderen Bewerbern gibt oder es ein zweites Gespräch oder einen Probearbeitstag für den Bewerber gibt. Auch hier erhält der Recruiter das Ergebnis der Gespräche meist telefonisch oder per Mail. Fällt die Entscheidung negativ aus, muss der Recruiter diese natürlich an den Bewerber weitergeben. Fällt die Entscheidung positiv aus und sind sich beide Seiten einig, macht der Recruiter sich an die Erstellung des Arbeitsvertrages und die Zusendung sämtlicher Unterlagen an den Bewerber.

Hier steht er dem Kandidaten auch für eventuelle Fragen oder Einwände zur Verfügung. In den meisten Fällen ist ein Arbeitsvertrag ein Standardwerk in dem nur die persönlichen Daten an den Bewerber angepasst werden müssen. Es kann aber auch vorkommen, dass es in bestimmten Passagen einzelne Änderungen gibt. Hier muss der Recruiter natürlich wissen, was im rechtlichen Rahmen liegt und was problemlos angepasst werden kann und wo man eventuell noch eine Freigabe des Vorgesetzten oder spezielle Informationen des entsprechenden Fachbereichs einholen muss.

Es gibt viele Möglichkeiten, in dem Beruf des Recruiters Fuß zu fassen. Eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich (Industriekauffrau /-mann, Bürokaufmann /-frau) oder ein betriebswirtschaftliches Studium (BWL, Wirtschaftswissenschaften, Business Administration, …) sind die Hintergründe, die die meisten Recruiter haben. Im Bereich der Personaldienstleistung ist oft auch der Ausbildungsgang des Personaldienstleistungskaufmanns /-frau zu finden. Zusätzlich gibt es noch eine Reihe weiterer Möglichkeiten über ähnliche Ausbildungen, Studiengänge oder Weiterbildungen. Es gibt Lehrgänge und Weiterbildungen von verschiedenen Trägern zum Recruiter, HR-Manager oder ähnlichem. Als Recruiter sollte man allerdings unbedingt eine gute Auffassungsgabe, Menschenkenntnis, Flexibilität und Organisationstalent mitbringen. Man muss auf viele verschiedene Charaktere eingehen und diese zufrieden stellen. Genauso muss man viel organisieren und planen, damit der ganze Prozess reibungslos von Statten geht und alle beteiligten Personen zufrieden sind. Zusätzlich dazu, sollte man auf keinen Fall Angst vorm Telefonieren haben. 

Man steht dauerhaft in Kontakt zu völlig fremden Menschen, denen man natürlich immer freundlich und verständnisvoll begegnen muss. Ein Recruiter hat ständig mit den verschiedensten Menschen zu tun, muss Bewerber kontaktieren und auf viele verschiedene Bedürfnisse und Probleme eingehen. Man muss als Recruiter definitiv nicht jedes Berufsbild mit sämtlichen Unterkategorien oder ähnlichem kennen. Meist sind Recruiter auf einen bestimmten Bereich spezialisiert. 

Mögliche Bereiche sind: 

•  Maschinenbau, 
•  Energie, 
•  Chemie, 
•  Automotive, 
•  IT  oder ähnliches

In diesem Bereich gibt es dann meist spezifische Berufsbilder, die ein Recruiter mit einem gewissen Mass an Berufserfahrung in- und auswendig kennt.